Assistant(e) de Directions (F/H/D) 80%

Relever les défis de notre temps

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Nous recherchons pour notre Business Unit « Service » basé à Neuchâtel notre futur-e Assistant-e de Directions.

 

Votre mission

Vous apportez votre soutien administratif au CDIO/CFO en le/la déchargeant des tâches administratives et opérationnelles. Vous organisez le secrétariat, gérez l’agenda et organisez les événements en lien avec les fonctions/tâches spécifiques. Vous êtes également responsables du suivi des tâches administratives en lien avec les domaines spécifiques de la finance/digitalisation/informatique.

 

Vos responsabilités

Gestion des assurances

• Suivi des bases de données des contrats d’assurance (type, compagnie, date de début/fin, montant), des échéances et déclaration de sinistres.

Facturation & budget

• Gestion des workflows liés à la facturation (CFO)
• Vérification, validation et suivi des paiements
• Elaboration du forecast et des budgets sous la responsabilité du CDIO

Organisation d’événements (internes ou externes) et de voyages

• Gestion logistique
• Suivi budgétaire
• Invitations et inscriptions

Dossiers d’investissements

• Création et suivi des projets d’investissement
• Gestion documentaire associée
• Workflow d’approbation et suivi de l’état d’avancement

Suivi du budget IT et facturation fournisseurs (CDIO)

• Gestion du budget annuel et des lignes de dépenses IT
• Suivi des bons de commande, factures et paiements
• Tableaux de bord et alertes sur dépassements budgétaires

Gestion des licences (CDIO)

• Gérer l’inventaire des licences et s’assurer de leur conformité – achats et renouvellement
• Répartir les coûts des licences en fonction des business units
• Suivi des bons de commande, factures et paiements

Autres tâches pour la CFO

Gestion de l’agenda

• Gestion des rendez-vous, réunions, déplacements
• Partage et délégation des agendas

Rédaction de courriers

• Modèles de courriers standardisés (officiels, internes, externes)
• Archivage et traçabilité des envois

Gestion des séances et prise de procès-verbal

• Invitation, suivi, envoi de l’ordre du jour et prise du procès-verbal.
• Suivi des échéances et relances
• Participation aux séances des assistantes

Rapports trimestriels

• Récolte d’informations, mise en forme et suivi des échéances
• Historisation et archivage

Votre profil

Formation et Compétences

• Formation commerciale supérieure ou de plusieurs années d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement technologique
• Solide expérience en gestion financière et suivi budgétaire
• Très bonne maîtrise des outils bureautique MS Office : Word, Powerpoint, Excel, etc et de collaboration.
• Parfaite maitrise du Français, très bonnes connaissances de l’anglais, allemand un plus
• Connaissances du domaine des assurances et/ou de la finances un atout.
• Idéalement, connaissance de SAP
• Capacité à gérer un agenda complexe et à coordonner plusieurs interlocuteur.rice.s.
• Aptitude à rédiger et mettre en forme des courriers, notes et rapports professionnels.
• Compétences en gestion documentaire, suivi de dossiers et respect des échéances.
• Maîtrise des outils de planification, reporting et facturation.
• Capacité à structurer et synthétiser l’information pour la direction
• Excellente gestion des priorités dans un environnement dynamique

 

Savoir-être

• Rigueur et sens du détail
• Discrétion et confidentialité
• Esprit d’analyse et synthèse
• Excellentes capacités de communication écrite et orale
• Gestion du stress et des priorités
• Proactivité et autonomie
• Esprit collaboratif et diplomatie dans les relations internes et externes

CSEM mission et valeurs

Notre mission est le développement et le transfert de technologies innovantes vers l'industrie suisse. Notre rôle est d’avoir un impact sur nos clients et sur la société en général dans les domaines de la fabrication de précision, des technologies numériques et de l'énergie durable. Notre force est l'excellence de notre personnel ! Environ 550 spécialistes passionnés qui se consacrent à l'innovation et au transfert de technologies. Nous croyons que des valeurs fortes soutiennent le développement réussi de notre organisation ainsi que le développement harmonieux et équilibré de tous nos collaborateurs et de toutes nos collaboratrices.

Nous sommes

• Une entreprise unique à l’interface entre la recherche et l’industrie, à la pointe des nouvelles technologies.
• Une entreprise innovante, à but non lucratif, orientée vers l’impact et conduite par ses collaborateur-trice-s
• Un environnement dynamique, multidisciplinaire et multiculturel.

Working@CSEM signifie

• Faire partie d’une communauté passionnée
• Bénéficier de beaucoup de flexibilité, de conditions de travail attractives et de grandes opportunités de développement.
• Bénéficier d’un management basé sur la confiance et le feedback privilégiant une conciliation vie privée-vie professionnelle

 

Nous nous engageons à respecter l'égalité des chances en matière d'emploi, indépendamment de la race, de la couleur, de la religion, du genre, de l'origine, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de la citoyenneté, de l'état civil, du handicap, de l'identité sexuelle.

Agences de placement s'abstenir.